Neue Serie: Organisation einer Modellbauausstellung, Teil 7 und 8
12.01.2020 von Bernd Heller
Verkauf von Speisen und Getränken
Um die Kosten einer Ausstellung zu refinanzieren, richten viele Vereine eine Cafeteria ein. Hier werden dann z.B. selbst gebackene Kuchen, Kaffee/Tee, gekühlte Getränke oder kleine Mahlzeiten angeboten. Auch hier gibt es einiges zu beachten.
Wenn der Hallenvermieter privat ist, muß dies mit ihm im Vorfeld abgesprochen werden. Bei manchen Hallen ist eine Gastwirtschaft angeschlossen, wo der Vermieter keinen zweiten Verkaufsstand duldet.
Wenn der Vermieter die Gemeinde/Stadtverwaltung ist, dann muß dies direkt bei der Anfrage nach der Halle mit genannt werden. Möglicherweise muß dazu auch das örtliche Gesundheitsamt informiert werden. Vor Vorteil ist es, wenn der/diejenigen, die die Cafeteria betreiben, über ein Gesundheitszeugnis verfügen.
Wenn eine Cafeteria möglich ist, sollte sie so geplant werden, das Strom- und Wasserversorgung in unmittelbarer Nähe liegen. Aus Gründen der Hygiene sollten Speisen, die zum Verkauf stehen, nicht offen gelagert werden, sondern abgedeckt sein. Auch ist das Tragen von Handschuhen für die Verkäufer angeraten. Wichtig ist noch der Hinweis, das in so einer Cafeteria keine rohen Speisen gekocht werden dürfen. Lediglich das Aufwärmen, z.B. von Würstchen, ist gestattet. Problemlos sollten kalte Speisen wie z.B. belegte Brötchen sein.
Sollten alkoholhaltige Getränke verkauft werden, so muß vorher eine Schankerlaubnis/Lizenz beantragt werden. Da der Aufwand hierzu zu hoch und zu teuer ist, empfiehlt es sich, auf den Verkauf solcher Getränke zu verzichten. Andere Getränke können ohne eine solche Lizenz verkauft werden. Hier empfiehlt es sich, diese in kleinen Flaschen zu verkaufen. Der Ausschank in Bechern ist natürlich auch möglich, und ggfls. auch finanziell lukrativer. Aber aus Gründen der Sauberkeit und der Gefahr des Verschütten eines solchen Bechers sollte man darauf verzichten.
Beim Besteck und Servietten sollte, auch wenn es aus Umweltschutzgründen nicht opportun ist, Einwegprodukte verwendet werden. Auch eine genügende Zahl von Abfalleimern sollte im Bereich der Cafeteria und in der Halle aufgestellt sein.
Versicherung
Jedem Club, der eine Ausstellung durchführt, kann an dieser Stelle nur empfohlen werden, auch eine Veranstalterhaftpflichtversicherung abzuschließen. Denn Schäden, egal ob an der Halle, Einrichtung, Ausstellungsgegenständen oder gar Personen können immer eintreten. Und wenn ein Schadenverursacher nicht festzustellen ist, dann liegt die Haftung beim Veranstalter.
Die Höhe solcher Versicherungsprämien staffeln sich nach verschiedenen Faktoren. z.B. die erwartete Besucherzahl, die Örtlichkeit oder die Versicherungssumme. Auch können über so eine Versicherung Ausfallkosten oder andere Schäden abgesichert werden. Grob geschätzt liegen die Kosten für so eine Absicherung zwischen 100 und 300 EURO.
Veranstalterhaftpflichtversicherungen werden insbesondere von Eventagenturen angeboten, die mit den großen Versicherern zusammenarbeiten. Solche Versicherungen können auch recht kurzfristig noch vor der Veranstaltung abgeschlossen werden.
Bernd Heller
Für den Vorstand des DPMV e.V.