Neue Serie: Organisation einer Modellbauausstellung, Teil 3 und 4
20.12.2019 von Bernd Heller

Eine bezahlbare Örtlichkeit finden

A) Die Halle

Kleinere Hallen, z.B. Heimathäuser oder Festhallen, haben oft einen privaten Betreiber wo eine Gastronomie angeschlossen ist und Tische und Stühle vorhanden sind. Das hat den Vorteil das man nicht mehr extern suchen muß. Der Nachteil ist das solche „Rundumsorglos Pakete“ teurer sein können und man unter Umständen sogar gezwungen sein kann alles als Paket zu mieten.

Größere Hallen, z.B. Stadt- oder Sporthalle, werden oft durch eine Stadt- oder Gemeindeverwaltung betrieben. Da Sporthallen immer zu einer Schule gehören, wäre das örtliche Schulamt der richtige Ansprechpartner. Solche Hallen werden auch oft von Sportvereinen benutzt, deshalb muß eine Terminabsprache auch mit dem Sport- und Bäderamt getroffen werden. Damit ist sichergestellt, das die Halle zum Wunschtermin nur für die Modellbauausstellung reserviert ist. Auch hier gilt: Je früher, desto besser! Oft werden Hallenbelegungspläne deutlich vor einem Jahreswechsel aufgestellt.

Die Spanne der Mietkosten für eine Halle reicht von einer vergleichsweise geringen Energiekostenpauschale bis hin zu einem Vierstelligen EURO-Betrag. Die Kosten können von Gemeinde zu Gemeinde durchaus unterschiedlich hoch sein. Deswegen kann es nicht schaden, auch im örtlichen Umland anzufragen.

B) Tische und Bänke

Der Idealfall ist, wenn in der Halle bereits Tische und Stühle vorhanden sind. Ob die Menge dann für eine Modellbauausstellung ausreicht steht auf einem anderen Blatt. Auf jeden Fall sollte damit dann ein Großteil des Bedarfs abgedeckt sein. Wenn Tische und Stühle noch angemietet werden müssen, sind Biertischgarnituren das gängige Mittel (Biertisch 220x50 cm LxB, Bierbank 220x25 cm LxB).

Tipp für den Notfall: Zwei Bierbänke nebeneinander und zwei übereinander (also vier Stück) ergeben die Grundfläche und Höhe von einem Biertisch. Aber die Bänke dann unbedingt mit Kabelbindern sichern.

Kleinere Mengen an solchen Garnituren können bei einem örtlichen Getränkehändler gemietet und, gegen Aufpreis, oft auch angeliefert werden. Ein Set besteht immer aus einem Tisch und zwei Bänken und der Mietpreis liegt etwa zwischen 8 und 10 EUR. Diese Sets werden in Metallgestellen gelagert, die leicht mit Hubwagen bewegt werden können. Ein Metallgestell fasst etwa 20-25 Garnituren. Wichtig ist darauf zu achten, das die Anlieferung mit einem LKW mit Hebebühne erfolgt. Das erleichtert das Aus- und Einladen ungemein.

Weitere Lieferanten von Bierzeltgarnituren können größere Brauerei, Catering-Firmen oder Festzeltvermietungen sein. Auch jeden Fall ist es notwendig, frühzeitig zu reservieren, denn insbesondere im Sommer ist die Nachfrage nach solchen Garnituren sehr groß. Wenn es vorkommen sollte, das Sets von verschiedenen Lieferanten verwendet werden, ist eine eindeutige und leicht erkennbare Kennzeichnung notwendig, damit jedes Set zum richtigen Lieferanten zurück kommt.

Behörden / Genehmigungen

Wenn eine Halle von einem städtischen Betreiber angemietet werden soll wird das nur mit einem Nutzungsvertrag abzuwickeln sein. Es kann nur dringend geraten werden, diesen Vertrag genausten zu lesen und entsprechend die Planungen danach auszurichten.

Der nächste Schritt ist beim Ordnungsamt die Ausstellung anzumelden. Hier sollte unbedingt darauf hingewiesen werden, das es sich um eine Ausstellung handelt, auf der auch im geringen Umfang gewerbliche Händler Waren verkaufen. Der Fokus liegt auf der Ausstellung. Das Verfahren nennt sich „Marktfestsetzung“. Mit der Genehmigung als „Spezialmarkt“ ist natürlich auch ein Gebührenbescheid verbunden.

Bei der Beantragung beim Ordnungsamt kann es auch nicht schaden darauf hinzuweisen das man beabsichtigt einen möglichen finanziellen Gewinn einem sozial Zweck zu spenden.

Sollte die Ausstellung auch an einen regulären Sonntag stattfinden, wird noch eine „Genehmigung zum Verkauf außerhalb der gesetzlichen Ladenöffnungszeiten“ benötigt. Diese wird ebenfalls vom Ordnungsamt erteilt. Sollte dieser Sonntag auf einen „verkaufsoffenen Sonntag“ fallen dürften hier keine zusätzlichen Gebühren entstehen.

Leider können die Entscheidungen (und auch die Kosten) der Ämter von Bundesland zu Bundesland oder sogar von benachbarten Landkreisen abweichen. Es gibt hier leider keine bundeseinheitliche Regelung. Deswegen sollten die Planungen einer Ausstellung möglichst flexible sein.

Weitere, mögliche, Genehmigungen von Ämtern werden auch in den weiteren Kapiteln dieser Serie genannt werden.

Fortsetzung folgt.

Bernd Heller
Für den Vorstand des DPMV e.V.