Neue Serie: Organisation einer Modellbauausstellung, Teil 1 und 2
10.10.2019 von Bernd Heller

Organisation einer Modellbauausstellung

Wenn sich Modellbauer in einem Club organisieren, dann möchten diese in der Regel auch irgendwann eigene Ausstellungen veranstalten. Das ist die beste Möglichkeit, sich als Club in der Öffentlichkeit zu präsentieren und den Bekanntheitsgrad zu steigern, was möglicherweise wiederum zu neuen Mitgliedern führen könnte.

Wir, als der DPMV, möchten allen Modellbauern, egal ob sie bereits zu unserem Verband gehören oder es noch nicht sind, einige Denkanstöße geben, die bei der Organisation einer Modellbauausstellung wichtig sein können. Erfahrungen in dieser Sache kann man nicht kaufen. Das Wissen aus den eigenen Erfahrungen geben wir gerne weiter. Denn das zählen wir als einen Grundpfeiler unserer Verbandsarbeit.

Modellbauer sind oft unterschiedlich organisiert. Die einen in einer Interessengemeinschaft, andere als eingetragener Verein und wieder andere als eingetragener Verein mit anerkannter Gemeinnützigkeit. Diese drei Arten haben großen Einfluss auf die Organisation einer Modellbauausstellung.

Wir haben unsere Erfahrungen in bisher 17 Abschnitte unterteilt und werden diese in zeitlichen Abständen auf unserer Webseite www.dpmv.de veröffentlichen. Erweiterungen sind nicht ausgeschlossen. Es muß aber klar sein, das unsere Denkanstöße nur völlig unverbindlich sind und keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit erheben. Gerne greifen wir auch Erfahrungen von Anderen zu diesem Thema auf und integrieren sie unsere Serie. Wir freuen uns auf Meldungen!

Die Denkanstöße unterteilen wir wie folgt:

- Ein Butget festlegen
- Termin und Dauer für eine Ausstellung
- Eine bezahlbare Örtlichkeit finden
- Behörden / Genehmigungen
- Projekte delegieren
- Tombola
- Verkauf von Speisen und Getränken
- Versicherung
- Werbung, Sponsoring und Presse
- Einladungen versenden / Zielgruppe (Aussteller, Händler)
- Übernachtungsmöglichkeiten oder geselliger Abend für die Aussteller
- Workshops
- Bastelaktion zur Nachwuchsförderung
- Wettbewerb veranstalten
- Sanitätsdienst
- Hinweise zum Fotografieren oder Filmen
- Zentraler Anlaufpunkt / Meldekopf

Ein Butget festlegen

Ganz klar – eine Ausstellung organisieren kostet viel Zeit und auch Geld. Größte Kostenpunkte sind die Miete für die Örtlichkeit, Tische und Stühle/Bänke (wenn nicht schon in der Örtlichkeit vorhanden), Verpflegung, Gebühren und die Werbung. Wenn Dinge extern angemietet werden müssen immer mit unverbindlichen Angeboten arbeiten. So kann man relativ leicht einen finanziellen Rahmen festlegen.

Man sollte nicht den Fehler begehen und in der Planungsphase denken, das alle Kosten der Ausstellung durch die Einnahmen gedeckt werden. In der Clubkasse sollte immer noch eine Reserve sein, wenn sich die Türen der Ausstellung öffnen. Natürlich können Clubmitglieder für einzelne Beträge in Vorlage gehen, doch das ist möglichst umgehend aus der Clubkasse auszugleichen. Und immer die Beträge quittieren lassen – damit keine Unklarheiten auftreten. Zum Thema Ausfallkosten gibt es beim Punkt „Versicherung“ noch weitere Informationen.

Termin für eine Ausstellung

Ein Termin für eine Ausstellung sollte etwa ein Jahr im Voraus bekannt gegeben werden, damit Aussteller und Händler das bei ihren Planungen berücksichtigen können.

Der Termin sollte am Besten auf ein verkaufsoffenes Wochenende fallen. In solchen Fällen fallen weniger Gebühren bei der Stadtverwaltung an. Stichwort „Verkauf außerhalb der gesetzlichen Ladenöffnungszeiten“; Wenn die Ausstellung nur an einem Samstag stattfindet entfällt diese Gebühr.

Der Termin sollte in der ersten Woche eines Monats sein. Denn dann haben die Besucher/Aussteller mehr Geld zur Verfügung als an einem Monatsende. (Klingt doof – ist aber so!)

Es kann auch hilfreich sein, den Termin für die Ausstellung so zu legen, wenn am selben Tag in der selben Stadt bereits eine andere größere, Veranstaltung ist. Mitnahmeeffekt der Besucher: Wenn wir sowieso schon mal unterwegs sind, können wir auch da mal hin...

Als erfahrener Modellbauer weiß man, für welchen Monaten andere Clubs ihre Ausstellungen terminieren. Sehr oft sind es die Termine aus den Vorjahren. Und wenn noch kein Termin offiziell bekannt ist: Einfach nachfragen. Es sollte vermieden werden, das zwei geografisch nahe liegende Clubs an einem selben Wochenende oder dicht beieinander liegenden Terminen jeweils eine Ausstellung organisieren. Damit nimmt man sich gegenseitig Aussteller, Händler und Besucher weg. Das möchte niemand haben.

Auch muß man abwägen, ob die Ausstellung einen Tag (Samstag oder Sonntag) dauern soll, oder zwei Tage (Samstag und Sonntag). Für einen Tag ist der Aufwand der Organisation etwas geringer. Das ist zu bevorzugen, wenn die Ausstellung jedes Jahr stattfinden soll.  Wenn es ein zwei-Jahre- Intervall sein soll, dann sind zwei Tage empfehlenswert.

Fortsetzung folgt.

Bernd Heller
Für den Vorstand des DPMV e.V.